关于开工仪式中邀请领导的准备工作

这里主要讲媒体邀请函与嘉宾邀请函的发放的问题

一、媒体邀请函发放：

1、一般在奠基开工仪式庆典前半个月电话通知，并统一寄出邀请函。

2、并且奠基庆典前1周再次电话确认到场名单，统计名单、数量，准备稿费信封与新闻通稿、背景资料

3、奠基庆典前2天再次电话确认所有记者到会情况。

二、嘉宾邀请函发放：

1、在庆典前15天—20天电话联系邀请嘉宾，寄邀请函，外地嘉宾同时传真邀请函（重要嘉宾及政府领导，邀请函可由贵公司副总经理级别以上亲自送呈，并根据级别高低，安排相应人员送呈）。

2、然后庆典前10天再次电话联系，确认邀请函是否收到，并向拟邀嘉宾确认是否有时间参加庆典；确定参加的传真邀请函回执，不确定的再联系。

3、庆典前5天电话联系所有发放邀请函嘉宾，落实所有确定参加庆典嘉宾；外地嘉宾需索要身份证号码及参会时间，及时订机票，并通知其航班号、到达时间、接机人姓名、电话，及住宿酒店等。

4、庆典前2天再次电话联系所有嘉宾，确认到会情况。将所有参加庆典来宾名单汇总，按照贵宾、嘉宾两个级别将名单单独列出，并在来宾名单后注明远方来宾及本地来宾，远方来宾需附上住房安排表、房间标准及就餐标准，并将此名单分发给相关接待人员，制定接待方案。

5、嘉宾需注明典礼结束后的乘车安排（如宴会场地车位限制或来宾众多导致活动结束后的交通不便影响到答。

6、谢宴会准时进行，可由贵公司安排大巴车数辆，所有嘉宾乘车前往宴会地点，贵宾乘自己车辆前往）。